Periódicos SciELO aperfeiçoam-se com a adoção de fluxos clássicos de gestão online de manuscritos

Por Abel L. Packer, Alex Mendonça e Fábio Almeida

A pesquisa científica tem na publicação dos resultados seu passo culminante. Elaborados originalmente em textos denominados manuscritos, a descrição e discussão das pesquisas são submetidas à avaliação de periódicos científicos para qualificar a pertinência de sua publicação. A avaliação ou arbitragem sobre a pertinência dos manuscritos pressupõe um processo conduzido pelos periódicos de modo transparente, ético e com o apoio de pesquisadores qualificados no tema da pesquisa. Constituindo a operação mais importante que os periódicos realizam no complexo processo de comunicação de pesquisas, ela não é isenta de falhas e vícios e, portanto, de críticas e polêmicas assim como de propostas de aperfeiçoamentos e inovações. Não obstante as críticas, os conflitos de interesses e os desafios que enfrenta, a avaliação de manuscritos realizada por pesquisadores pares prevalece historicamente com sucessivos aperfeiçoamentos, como o sistema de autorregulação, que a comunidade científica adota para atestar a credibilidade das pesquisas. Cabe ao editor-chefe e sua equipe de editores associados a responsabilidade de assegurar que este processo de autorregulação siga os padrões de qualidade requeridos e contribua para o avanço da pesquisa em seu campo temático.

Os periódicos do Brasil enfrentam dificuldades de diferentes naturezas para operar processos de avaliação de manuscritos de acordo com o estado da arte internacional. Entre elas estão o crescimento do número de manuscritos, a disponibilidade limitada de pareceristas de alto nível, o longo tempo que estes levam para realizar as avaliações e a relativa importância que muitos atribuem à atividade e ainda, o questionamento reiterado sobre a qualidade dos manuscritos submetidos e também das avaliações. Além dessas dificuldades inerentes aos sistemas de pesquisa e comunicação, a avaliação de manuscritos requer o concurso de sistemas de gestão automatizados que organizem as funções dos atores envolvidos e facilitem os processos de identificação de pareceristas, de acompanhamento do fluxo de trabalho e da produção de estatísticas dos processos com vistas ao seu melhoramento sistemático.

O Programa SciELO vem promovendo o aperfeiçoamento da gestão de manuscritos dos periódicos que indexa e publica por meio de recomendações, soluções e medidas que se traduzem em critérios e indicadores para aprovação do ingresso e permanência de periódicos na coleção. O objetivo é contribuir para maximizar o profissionalismo e portanto a qualidade da avaliação de manuscritos, eliminar a falta de transparência e minimizar falhas, conflitos de interesses, vícios e o amadorismo. Entre estas medidas básicas estão: a demanda que os periódicos disponibilizam online a estrutura e a composição do corpo editorial, os responsáveis por certificarem a credibilidade das pesquisas que publicam; que as instruções aos autores descrevam detalhadamente o processo de avaliação dos manuscritos; e, que os artigos publicados apresentem a data de submissão e a data de aprovação. Até o final de 2015 todos os periódicos indexados pelo programa deverão operar sistemas automatizados de gestão de manuscritos que sejam certificados pelo SciELO de modo que seja possível o acompanhamento do processo de avaliação pelos autores e editores e que se registre as etapas do fluxo de avaliação dos manuscritos, a participação de editores e pareceristas e as respectivas decisões e recomendações com os devidos níveis de confidencialidade. Os sistemas deverão permitir também como opção a cobrança de taxas de publicação para os periódicos que adotam esta modalidade de financiamento. A tabulação dos registros dará aos editores e ao Comitê Consultivo do SciELO os indicadores de desempenho dos periódicos na gestão dos manuscritos. Atualmente, o SciELO tem certificado os sistemas Open Journal System (OJS) e o ScholarOne, com a previsão de novos sistemas que deverão ser certificados futuramente. Os editores dos periódicos são livres para adotar o sistema que melhor responda à sua política e procedimentos de avaliação de manuscritos. Estes desenvolvimentos são parte integral das linhas de ação do SciELO orientadas a promover a profissionalização, internacionalização e fortalecimento da sustentabilidade financeira dos periódicos.

Como exemplo do avanço do processo de aperfeiçoamento da gestão de manuscritos, analisamos três fluxos clássicos de gestão automatizada de manuscritos que vêm sendo adotados pelos periódicos SciELO Brasil, que denominaremos fluxos A, B e C. Todos os fluxos têm no cargo de Editor-chefe (EC) a responsabilidade principal da gestão da avaliação dos manuscritos, que pode ser compartilhada com Editores Associados (EA), de maior ou menor responsabilidade, e apoiado por um ou mais colaboradores que exercem funções de secretaria, administrativas e executivas (Admin). A gestão dos manuscritos pelos editores-chefes e editores associados pode resultar na rejeição imediata por diferentes razões ou no concurso de pareceristas cujas recomendações vão subsidiar a decisão final sobre a publicação ou rejeição de manuscritos.

Os esquemas a seguir descrevem os três tipos de fluxos de processamento de manuscritos indicando os responsáveis e as funções exercidas em cada etapa.

O fluxo A aplica-se geralmente aos periódicos com número reduzido de manuscritos cujo processo de avaliação pode ser gerido unicamente pelo Editor-chefe. O fluxo B delega aos Editores Associados a responsabilidade da gestão dos manuscritos da sua área de responsabilidade e é recomendado para os periódicos com alto número de manuscritos, amplitude de temas e com editores associados proativos. No fluxo C o Editor-chefe como faz no fluxo B compartilha a gestão dos manuscritos com os Editores Associados, mas reserva a si a responsabilidade da decisão final.

Considerando para análise o conjunto de 57 periódicos que adotaram o sistema ScholarOne nos últimos 2 anos e meio, a partir de janeiro de 2012 fluxo A é adotado por 11 periódicos (19%), o B por 13(23%) e o C por 33 (58%). Neste conjunto predominam os periódicos de ciências da saúde e biológicas, que correspondem a 70% do total, o que pode influenciar a preferência pelo fluxo C.

Considerando somente os periódicos que já processaram pelo menos 50 manuscritos temos um conjunto de 54 periódicos que receberam desde janeiro de 2012 mais de 47 mil submissões com médias anuais de 360, 600 e 800 submissões entre os periódicos do fluxo A, B e C, respectivamente. Os editores chefes dos periódicos que adotam o fluxo B ou o C contam em média com o apoio de 19 e 26 Editores Associados registrados no sistema, respectivamente. Com relação à distribuição da média do número de dias que cada periódico empregou entre a submissão e a decisão final, ela tem mediana de 53 dias e máximo de 151 dias para o fluxo A, 81 e 168 para o B e 87 e 184 para o C. O fluxo C é o mais complexo e o mais utilizado entre os periódicos que adotaram o ScholarOne. Destaca-se também por processar maior número de manuscritos por ano, por operar com número maior de editores associados e por empregar maior tempo médio de processamento. Esta predominância do fluxo C pode alterar-se no futuro à medida que a gestão online de manuscritos seja adotada amplamente pelos periódicos SciELO das demais áreas do conhecimento.

No geral, os resultados mostram resultados promissores e sinalizam a viabilidade da decisão do SciELO de exigir que os periódicos indexados adotem futuramente sistemas de gestão de manuscritos que contribuem decisivamente para organizar a composição e funções do corpo de editores dos periódicos e tornar mais eficaz e eficiente a gestão dos processos de avaliação dos manuscritos.