Persistencia y normalización de los datos dominaron la agenda del III Curso de Actualización SciELO-ScholarOne

Por Alex Mendonça

Fotografía: SciELO.

El pasado 18 de agosto tuvo lugar el III Curso de Actualización SciELO-ScholarOne en el Auditorio Gobernador Carlos Alberto de Carvalho Pinto de la FAPESP, en San Pablo. El evento anual tuvo como objetivo perfeccionar los procesos que controlan la calidad de los artículos publicados por las revistas SciELO que usan la herramienta de gestión online de manuscritos ScholarOne de la empresa Clarivate Analytics. Estuvieron presentes cerca de 150 representantes de 70 revistas, entre ellos los editores jefes, miembros del cuerpo editorial y profesionales de la comunicación científica.

El Programa SciELO realiza una gran inversión para ofrecer este servicio y el curso contribuye para mejorar el uso, socializar las actualizaciones, así como reforzar recomendaciones y buenas prácticas editoriales en consonancia con las líneas de acción de SciELO de profesionalización, internacionalización y sustentabilidad financiera de las revistas de Brasil.

Atendiendo a un criterio de indexación, todas las revistas de la Colección SciELO Brasil usan uno de los sistemas de gestión de manuscritos certificados por el programa. Entre las 285 revistas indexadas en agosto de 2017, 131 revistas (46%) usan el sistema ScholarOne de manera regular. El segundo sistema más usado es Open Journal System (OJS) ofrecido en diferentes plataformas, con 41% de adopción. Otros sistemas corresponden a 13% del total. El sistema OJS operado por SciELO es usado por 17,5% de las revistas y los otros 23,5% usan versiones de OJS operados por los portales universitarios o instalaciones propias. De modo que los servicios de gestión de manuscritos ofrecidos por el SciELO Brasil abarcan el 63% de las revistas indexadas en la colección, las cuales reciben entrenamiento, seguimiento, soporte técnico y, en el caso de OJS, hospedaje y mantenimiento.

Fotografía: SciELO.

Los temas que permearon las discusiones de esta tercera edición fueron la persistencia y la normalización de los datos que alimentan el proceso de evaluación de los artículos. La persistencia es esencial para asegurar que los datos ingresados en el proceso de evaluación sean debidamente registrados y disponibles al final del proceso. La normalización es esencial para asegurar que los datos sigan padrones, sean consistentes entre los diferentes artículos y revistas de modo de asegurar su funcionalidad e interoperabilidad con los sistemas de información. Para eso, ScholarOne interopera con ORCID en la desambiguación de investigadores, con Ringgold en la normalización de instituciones de investigación, y con FundRef en la normalización de instituciones de fomento a la investigación. Esos datos, recolectados y validados por ScholarOne en el proceso de envío de los trabajos son incorporados en los textos en XML y persisten hasta el final del flujo de publicación de un artículo.

Fotografía: SciELO.

La Directora Regional de ORCID en América Latina y España, Ana Heredia, abordó el ciclo¹ de intercambio de datos validados entre investigadores, instituciones a las que están afiliados, agencias de fomento y publicadores que garantizan la identidad del investigador. Para que ese ciclo se concrete, Heredia resaltó la importancia del proceso editorial de definir el registro ORCID y publicarlo en el artículo final, nuevamente haciendo alusión a la persistencia de los datos. Actualmente, todas las revistas SciELO que usan ScholarOne recolectan opcionalmente el registro ORCID de los autores. Sin embargo, todavía es bajo el número de revistas que obligan a los autores a informar sus números ORCID en el envío de los artículos y se espera un aumento progresivo de la cantidad de revistas que publican sistemáticamente el registro ORCID junto a la afiliación de los autores, siguiendo la tendencia internacional.

También formó parte del programa del curso un mini taller sobre el uso de la herramienta CrossRef Similarity Check, usada para verificar la originalidad de los trabajos presentados a las revistas. Con acceso a una base de 150 millones de artículos de revistas y tesis, la solución ayuda a los editores académicos a garantizar la calidad de los contenidos. ScholarOne tiene integración con CrossRef Similarity Check.

Fotografía: SciELO.

El taller fue impartido por Marina Prado, gerente de Turnitin Brasil, empresa que suministra la herramienta en el país, y abordó técnicas de filtrado de contenido, buenas prácticas y recomendaciones en la interpretación de los informes. Hasta agosto de 2017, por lo menos 25% de las revistas de la Colección SciELO Brasil ya hacen uso de una herramienta de detección de contenido no original, y la expectativa es que ese número aumente en los próximos meses. Desde mayo de 2016, el Programa SciELO viabiliza el uso de CrossRef Similarity Check a las revistas que tiene SciELO como proveedor del identificador DOI.

Por primera vez en las tres ediciones del curso, fueron presentados relatos de casos de miembros de los equipos editoriales de las revistas que usan el sistema ScholarOne suministrado por SciELO. Se trata de una forma de compartir experiencias, ideas, y diferentes sugerencias de cómo usar recursos del sistema para las demás revistas presentes.

Fotografía: SciELO.

Rafael Grillo, de la revista Pesquisa Veterinária Brasileira, mostró cómo los informes personalizados del sistema se usan por la revista en el control de artículos aceptados para publicación. Algunos meses antes del curso, Grillo también había sugerido la creación de un grupo de discusión para las revistas SciELO que usan ScholarOne. Lanzado en junio de 2017, el grupo tiene actualmente 87 miembros y fomenta el aprendizaje colectivo. La expectativa es que la mayoría de las revistas que usan el sistema participen del grupo en el futuro próximo.

Fotografía: SciELO.

Ricardo de Oliveira Lima, de la revistas Revista Latino-Americana de Enfermagem, presentó en detalle cómo se dio la implantación de ScholarOne en la rutina de la revista, los desafíos y beneficios adquiridos, como ser la automatización de tareas, reducción del tiempo de tramitación, disminución de costos de impresión y mayor control de los procesos. La revista había sido reconocida en la edición del curso de 2015 por su empeño y aprovechamiento en el uso del sistema ScholarOne.

Como en las ediciones anteriores, una sección del programa del curso fue dedicada a la exploración de la herramienta Cognos, integrada al ScholarOne y que permite la elaboración de informes y estadísticas sobre el flujo de evaluación de manuscritos. Se trata de un esfuerzo continuo del Programa SciELO para que las revistas desarrollen la capacidad de generar informes que contribuyan a perfeccionar la gestión del flujo editorial e informar sobre las necesidades específicas, auxiliando las evaluaciones internas, la rendición de cuentas a las agencias de financiación además de informar al público de las revistas sobre su desempeño editorial. El Programa SciELO pretende realizar una serie de Webinarios sobre el asunto a lo largo del próximo año, como continuación a las discusiones ya realizadas en éste y en los cursos anteriores. Se está estudiando también una propuesta de curso avanzado de la herramienta Cognos.

Cerrando el programa, los participantes fueron informados de primera mano sobre las novedades previstas en las próximas versiones de ScholarOne. Entre ellas se destaca el lanzamiento de las versiones en portugués y español del sistema, previstas para noviembre de este año. La versión en portugués está siendo revisada por el Equipo SciELO, para garantizar que la terminología esté de acuerdo con la realidad de Brasil.

Muchas revistas que participaron del evento ya iniciaron la aplicación de las sugerencias y recomendaciones propuestas en el curso.

Considerando las experiencias exitosas de las tres ediciones del curso, la perspectiva es continuar con la organización anual de estos encuentros, siempre alineados a los principios y objetivos del Programa SciELO. Al mismo tiempo, SciELO está cooperando con el Public Knowledge Project (PKP) en la mejora de la nueva versión del OJS para atender las necesidades de las revistas SciELO.

Nota

1. HEREDIA, A. ORCID: Open Research & Contributor ID. In: III Curso de Atualização SciELO-ScholarOne, São Paulo, 2017. 62 slides. [viewed 24 August 2017]. Available from: https://www.slideshare.net/scielo/orcid-iii-curso-de-atualizao-scieloscholarone

Referencias

HEREDIA, A. ORCID: Open Research & Contributor ID. In: III Curso de Atualização SciELO-ScholarOne, São Paulo, 2017. 62 slides. [viewed 24 August 2017]. Available from: https://www.slideshare.net/scielo/orcid-iii-curso-de-atualizao-scieloscholarone

LIMA, R.O. Relato de caso – Revista Latino-Americana de Enfermagem. In: III Curso de Atualização SciELO-ScholarOne, São Paulo, 2017. 16 slides. [viewed 24 August 2017]. Available from: https://www.slideshare.net/scielo/relato-de-caso-revista-latinoamericana-de-enfermagem-iii-curso-de-atualizao-scieloscholarone

MENDONÇA, A. Perfeccionamiento en el uso y nuevas funcionalidades del sistema dominaron el II Curso de actualización SciELO-ScholarOne [online]. SciELO en Perspectiva, 2016 [viewed 24 August 2017]. Available from: http://blog.scielo.org/es/2016/10/05/perfeccionamiento-en-el-uso-y-nuevas-funcionalidades-del-sistema-dominaron-el-ii-curso-de-actualizacion-scielo-scholar-one/

MENDONÇA, A. Gestión avanzada de evaluación de manuscritos dominó el I Curso de Actualización SciELO-ScholarOne [online]. SciELO en Perspectiva, 2015 [viewed 24 August 2017]. Available from: http://blog.scielo.org/es/2015/08/17/gestion-avanzada-de-evaluacion-de-manuscritos-domino-el-i-curso-de-actualizacion-scielo-scholarone/

MENDONÇA, A. ScholarOne e os Critérios SciELO. In: III Curso de Atualização SciELO-ScholarOne, São Paulo, 2017. 17 slides. [viewed 24 August 2017]. Available from: https://www.slideshare.net/scielo/scholarone-e-os-critrios-scielo-iii-curso-de-atualizao-scieloscholarone

PRADO, M. Interpretando relatórios anti-plágio. In: III Curso de Atualização SciELO-ScholarOne, São Paulo, 2017. 5 slides. [viewed 24 August 2017]. Available from: https://www.slideshare.net/scielo/interpretando-relatrios-antiplgio-iii-curso-de-atualizao-scieloscholarone

SANT’ANA, R.C.G. Relato de caso. In: III Curso de Atualização SciELO-ScholarOne, São Paulo, 2017. 11 slides. [viewed 24 August 2017]. Available from: https://www.slideshare.net/scielo/relato-de-caso-pvb-iii-curso-de-atualizao-scieloscholarone

Enlaces externos

CrossRef Similarity Check – <https://www.crossref.org/services/similarity-check/>

FundRef – <https://www.crossref.org/services/funder-registry/>

I Curso de Atualização SciELO-ScholarOne – <http://eventos.scielo.org/iscielo-scholarone/>

II Curso de Atualização SciELO-ScholarOne – <http://eventos.scielo.org/iiscielo-scholarone/>

II Curso de Atualização SciELO-ScholarOne – <http://eventos.scielo.org/iiiscielo-scholarone/>

ORCID – <http://orcid.org/>

Ringgold – <https://www.ringgold.com/>

ScholarOne Manuscripts – <http://scholarone.com>

Turnitin – <http://turnitin.com/>

Traducido del original en portugués por Ernesto Spinak.