Como aproveitar ao máximo uma conferência acadêmica – uma lista de verificação para antes, durante e após a reunião [Publicado originalmente no blog LSE Impact of Social Sciences em Março/2018]

Por Marta Teperek

Antes da conferência

Imagem: crystal710.

Oba! Você está indo para a conferência que realmente estava esperando participar. Então, agora, o trabalho árduo começa para garantir que você possa tirar o máximo proveito da reunião (e que seu empregador não tem dúvidas de que foi uma excelente decisão enviá-lo).

1. Contribuir com o programa (se possível)

Idealmente, é bom decidir sobre participar de uma conferência o mais cedo possível. Isso geralmente permite que alguém contribua para o programa geral da conferência, sugerindo um tópico de sessão ou propondo um workshop. Pense sobre isso com cuidado: existe um problema relacionado ao tema da conferência que você está lutando para resolver? É provável que este problema possa ser compartilhado por mais membros da sua comunidade? Em caso afirmativo, é provável que você tenha identificado uma interessante proposta de sessão.

Se é muito tarde para propor uma sessão dedicada, dê uma olhada na chamada de artigos e veja onde seu trabalho se encaixa melhor. Apresentar seu trabalho em uma conferência é sempre uma excelente ideia. Não importa se é preliminar ou mais avançado, você sempre receberá muitos comentários de outros especialistas no campo.

Se a conferência não aceitar trabalhos, ou se a chamada para trabalhos estiver fechada, ainda pode não ser muito tarde. Seja criativo: examine os tópicos. Existe algo que corresponde ao trabalho que você está fazendo? Em caso afirmativo, aproxime-se dos organizadores, conte-lhes sobre o seu trabalho e pergunte se seria possível você apresentar. Da mesma forma, existe um workshop sobre um tema de seu interesse, onde você talvez possa facilitar uma sessão ou liderar uma discussão?

2. Preparar e praticar sua apresentação

Se o seu trabalho for aceito, você precisará preparar sua apresentação. Faça isso com antecedência, e assegure-se de pedir aos seus colegas e pessoas envolvidas no seu projeto por comentários. Não apenas você receberá sugestões úteis sobre como melhorar sua apresentação, mas isso também pode criar uma oportunidade para tornar mais colegas interessados em seu trabalho. Pode ser uma boa ideia organizar uma reunião para praticar sua palestra e convidar as pessoas a comparecer. Isso permitirá que você cronometre precisamente sua palestra e obtenha comentários dos outros sobre a clareza de suas mensagens.

3. Fazer o upload de seus slides em um repositório e adicionar um DOI à sua apresentação

Uma vez que sua apresentação esteja pronta e você esteja satisfeito com o conteúdo, faça o upload de seus slides em um repositório adequado (por exemplo, Zenodo). Carregar seus slides em um repositório não apenas permite que você obtenha um DOI para sua apresentação e acompanhe as menções e citações de seu trabalho, porém, mais importante, permite que outros reutilizem seus slides. Não há nada mais encorajador e gratificante do que ver seus slides e ideias reutilizadas por outros. Seria possível receber um melhor sinal de apreciação pelo seu trabalho? O compartilhamento de slides em um repositório deve ser acompanhado por uma escolha de uma licença apropriada, para garantir que os potenciais reutilizadores saibam o que pode e o que não pode ser feito com seus slides.

Depois de ter compartilhado sua apresentação em um repositório, adicione o link DOI à sua apresentação para a versão que você apresentará na conferência. Eu costumo referir que meus slides estão disponíveis online no início e ao final de minha apresentação. Além disso, assegure-se de que seus detalhes de contato (incluindo o Twitter, se você tiver uma conta) sejam fornecidos – idealmente também no início e no final da sua apresentação.

4. Programar tweets com link para sua apresentação

Depois de obter o DOI para sua apresentação, chegou a hora de agendar tweets sobre sua palestra. Plataformas como o Tweetdeck permitem agendar facilmente mensagens de tweet. Descubra o horário exato da sua palestra e agende um tweet com o link DOI para seus slides logo após o início da palestra. Além disso, pode valer a pena programar tweets com algumas mensagens take-home principais. Lembre-se também de descobrir antecipadamente a hashtag da conferência que você estará participando e adicione a hashtag a todos os seus tweets. Desta forma, todos os participantes da conferência poderão encontrar suas mensagens.

5. Organizar reuniões de networking

A seguir, concentre-se na organização de reuniões de networking. Observe detalhadamente o programa. Quais palestras e sessões parecem particularmente relevantes para você e para o seu trabalho? Com quem você gostaria de falar? Aproxime-se destas pessoas e pergunte se podem se encontrar com você para um café, almoço, café da manhã ou jantar. Não apenas você terá a oportunidade de ter discussões individuais dedicadas com pessoas de interesses semelhantes, mas, além disso, as pessoas que você abordará saberão que seu trabalho é valorizado.

6. Levar cartões de visita à conferencia

Com tudo isso organizado, lembre-se também de levar seus cartões de visita. Pode ser uma boa ideia também deixar alguns cartões no local onde você estará dando a sua palestra para que as pessoas possam pegá-los e se conectar com você depois do evento.

7. Adicionar informação sobre sua contribuição na sua mensagem automática de e-mail

Finalmente, antes de pegar a estrada, inclua uma mensagem de ausência temporária do seu local de trabalho. É uma boa ideia incluir informação sobre a conferência da qual você está participando, além de adicionar o link DOI da sua apresentação. Desta forma, as pessoas que lhe enviaram um e-mail não apenas saberão que você está ausente em uma conferência, mas também terão a oportunidade de analisar sua apresentação e saber mais sobre seu trabalho.

Durante a conferencia

Embora o trabalho preparatório para a conferência geralmente seja distribuído ao longo de várias semanas, o trabalho durante a própria conferência é limitado ao tempo real da reunião e, portanto, tende a ser muito intenso.

8. Usar as oportunidades de networking

Durante a conferência, tente fazer bom uso de todas as oportunidades de networking – tente falar com várias pessoas e com palestrantes que o inspiraram. Ademais, embora às vezes seja difícil, tente resistir à tentação de conversar com as pessoas que você já conhece bem (ou com seus colegas de trabalho). Ao conhecer novas pessoas, é conveniente trocar cartões de visita e detalhes de contato – caso contrário, é fácil esquecer os novos nomes.

9. Fazer bom uso do Twitter

Faça bom uso do Twitter em conferências. Muitas discussões e debates interessantes agora acontecem no Twitter. Acompanhe as pessoas que o inspiraram – essa é mais uma maneira de manter contato por muito tempo depois da conferência. Finalmente, algumas pessoas usam o Twitter para tomar notas nas conferências. Eles simplesmente compartilharam por meio de tweets as suas principais observações e mensagens-chave das conversações que frequentam. Pode-se até capturar todos os tweets (ou apenas alguns selecionados) e incorporá-los em histórias com o uso de ferramentas dedicadas.

10. Compartilhar suas notas

Se você tiver sorte e mais colegas da sua equipe estiverem presentes na mesma reunião, use a oportunidade para tomar notas de forma colaborativa. Com o uso de Google Docs, por exemplo, várias pessoas podem contribuir para o mesmo documento simultaneamente.

11. Procurar sessões de discussão espontâneas

Muitas conferências oferecem possibilidades de discussões de grupos focais mais espontâneos, semelhante às sessões Birds of a Feather¹ organizadas pela International Digital Curation Conference. Se a conferência em que você participar oferecer tais oportunidades, pense sobre o problema recente que você está tentando resolver e proponha uma discussão pública. Com um pouco de sorte, o tópico que você propuser pode ser selecionado e você pode ter sorte de fazer com que as pessoas tentem encontrar uma solução para este problema

12. Reconhecer a contribuição de outros

Isso parece trivial, mas, em conferências, é especialmente importante reconhecer as contribuições das pessoas. Por exemplo, dizer a alguém que gostou da sua palestra, ou que facilitou uma boa discussão, ou talvez que gostou das perguntas feitas aos palestrantes. Ademais, você pode agradecer às pessoas que lhe fizeram comentários sobre sua palestra. Em todas estas situações, é sempre bom agradecer aos contribuintes e dizer-lhes que você valoriza o que fizeram. Isso encoraja aqueles que contribuem a continuar se envolvendo. Além disso, aqueles que são novos na comunidade terão a impressão de que seus comentários e participação ativa são bem-vindos.

13. Dormir bem (procure) e beber muito (água)

Uma questão importante a perceber é que nossos corpos precisam lidar fisicamente com a intensidade de uma conferência. Então, embora isso possa ser difícil (se não impossível), considerando a intensidade do networking e a necessidade de recuperar o atraso em alguns dos temas urgentes no trabalho, procure dormir bem. Se você tiver a oportunidade de ficar em hotel próximo do local da conferência, isso lhe oferecerá alguns minutos de sono extra.

Além disso, é bom pensar em hidratar seu corpo. Ao falar, interagir, bebendo uma quantidade infinita de chá e café, a tendência é esquecer de beber água. Então, pode ser uma boa ideia pedir sempre um copo de água além do seu chá ou café habituais.

14. Trazer uma lembrança para seus colegas de trabalho

Embora isso seja, evidentemente, opcional, tente trazer uma lembrança aos seus colegas de trabalho. Seja uma caixa de chocolates, ou um petisco local, pode ser bom compartilhar algo com seus colegas que não puderam participar da reunião.

Depois da conferência

E assim, a conferência terminou. No entanto, ainda há algum trabalho extra a fazer após o final da reunião, o que o ajudará a tirar maior proveito.

15. Reconectar com as pessoas que você conheceu

O mais rápido possível depois de voltar de uma reunião, reconecte-se com as pessoas que você conheceu. Adicione-os no LinkedIn e/ou envie-lhes mensagens de e-mail pessoais. Pode ser tão simples como agradecê-los novamente pelo bom bate-papo que tiveram, pela boa palestra que proferiram, ou pelo feedback que lhe forneceram. Isso irá lembrá-los de você e irá ajudá-lo a manter a conexão.

Se vocês acordaram algo, siga suas ações: envie o artigo que prometeu; conecte a pessoa com seu colega; faça uma anotação sobre o futuro projeto que você discutiu, etc. O importante é fazê-lo rapidamente e aproveitar o momento.

16. Fazer anotações nos cartões de visitas

Se você recebeu cartões de visita, faça anotações neles. Adicione informação sobre a ocasião em que você conheceu a pessoa e sobre o que falaram. Embora isso possa parecer tolo, pode ser útil em um ano ou dois, quando a memória falhar e você quer contatar alguém de determinada organização e percebe que realmente falou com um de seus representantes em um evento.

17. Compartilhar o que aprendeu com seus colegas

Também pode ser útil compartilhar suas lições com outras pessoas. Seja uma apresentação oficial ou uma reunião para reportar, ou um bate-papo menos formal com seus colegas. Além disso, é uma boa ideia escrever um post em um blog com suas principais descobertas e observações. Isso será útil não apenas para seus colegas e para outras pessoas que não puderam participar da reunião, mas também para as pessoas que participaram da reunião além de você – eles podem achar suas notas e reflexões inspiradoras.

Se você escrever um post em um blog e mencionar algumas contribuições do evento especificamente, pode ser uma boa ideia deixar estas pessoas saberem que você as reconheceu em seu texto – eles certamente ficarão felizes em saber disso e continuarão a ajudá-lo a manter a conexão ativa.

Finalmente, se você estiver escrevendo um post, informe os organizadores da conferência – eles poderão se interessar em reproduzir o post e divulgar seu trabalho.

18. Refletir sobre o que pode fazer melhor da próxima vez

Finalmente, reflita sobre o que você fez bem e o que poderia ser melhorado da próxima vez. Também pode ser uma boa ideia falar sobre isso com outros colegas que têm experiência de participar em conferências e são eficazes em fazê-lo – eles podem estar dispostos a compartilhar boas sugestões com você.

Notas da autora

Esta post é um trabalho em andamento. Esta lista certamente não está completa e as ideias e a lista de verificação evoluirão e mudarão à medida que novas ferramentas e novos modos de engajamento estiverem disponíveis. Portanto, se você tiver alguma sugestão sobre o que vale a pena adicionar a esta lista, adicione seus comentários abaixo.

Sempre tive muita sorte em estar cercada por pessoas que foram muito generosas em compartilhar seus bons conselhos sobre a participação ativa em uma conferência. Estou, portanto, extremamente agradecida por todos os bons conselhos compartilhados comigo e que me ajudaram a escrever este post no blog. Estou particularmente agradecida à Dra. Danny Kingsley e ao Alastair Dunning, pois suas dicas e truques inspiraram a grande maioria dessa lista de verificação da conferência.

Este post apareceu originalmente sob um título diferente no blog Open Working e é publicado aqui com a devida permissão.

Este artigo reflete as opiniões dos autores e não a posição do LSE Impact Blog, nem da London School of Economics. Por favor, reveja a nossa política de comentários² se você tiver alguma dúvida ao postar um comentário.

Notas

1. SISU, D. Birds of a Feather IDCC 2018 [online]. Digital Curation Center. 2018 [viewed 16 March 2018]. Available from: http://www.dcc.ac.uk/news/birds-feather-idcc-2018

2. Comments Policy [online]. LSE Impact of Social Sciences blog. [viewed 23 January 2018]. Available from: http://blogs.lse.ac.uk/impactofsocialsciences/comments-policy/

Referências

Comments Policy [online]. LSE Impact of Social Sciences blog. [viewed 23 January 2018]. Available from: http://blogs.lse.ac.uk/impactofsocialsciences/comments-policy/

Content curation tools: Best Storify alternatives marketers and bloggers should be using right now [online]. Platter of Gold. 2015 [viewed 16 March 2018]. Available from: http://www.onaplatterofgold.com/best-storify-alternatives-for-content-curation/

SISU, D. Birds of a Feather IDCC 2018 [online]. Digital Curation Center. 2018 [viewed 16 March 2018]. Available from: http://www.dcc.ac.uk/news/birds-feather-idcc-2018

Sobre As Licenças [online]. Creative Commons. 2018 [viewed 16 March 2018]. Available from: https://creativecommons.org/licenses/?lang=pt_BR

TEPEREK, M. How to make the most out of a conference? [online]. Open Working, 2018. Available from: https://openworking.wordpress.com/2018/02/19/how-to-make-the-most-out-of-a-conference/

Links externos

Alastair Dunning – Twitter <https://twitter.com/alastairdunning>

Danny Kingsley – Twitter <https://twitter.com/dannykay68>

Tweetdeck <https://tweetdeck.twitter.com/>

Zenodo <https://zenodo.org/>

Artigo original em inglês

http://blogs.lse.ac.uk/impactofsocialsciences/2018/03/16/how-to-make-the-most-of-an-academic-conference-a-checklist-for-before-during-and-after-the-meeting/

Traduzido do original em inglês por Lilian Nassi-Calò.