Cómo aprovechar al máximo una conferencia académica: una lista de verificación para antes, durante y después de la reunión [Publicado originalmente en el blog LSE Impact of Social Sciences en Marzo/2018]

Por Marta Teperek

Antes de la conferencia

Imagen: crystal710.

¡Hurra! Va a la conferencia a la que realmente esperaba asistir. Por lo tanto, ahora comienza el arduo trabajo para garantizar que pueda aprovechar al máximo la reunión (y que su empleador no tenga dudas de que fue una excelente decisión enviarlo allí).

1. Contribuir al programa (si es posible)

Idealmente, es bueno decidir asistir a una conferencia lo antes posible. Esto generalmente le permite a uno contribuir al programa general de la conferencia sugiriendo un tema de sesión o proponiendo un taller. Piénselo detenidamente: ¿Hay algún problema relacionado con el tema de la conferencia que esté luchando por resolver? ¿Es probable que otros miembros de su comunidad compartan este problema? Si es así, es probable que haya identificado una propuesta de sesión interesante.

Si es demasiado tarde para proponer una sesión específica, eche un vistazo a la convocatoria y vea dónde encajaría mejor su trabajo. Presentar su trabajo en una conferencia siempre es una excelente idea. No importa si es preliminar o más avanzado, siempre recibirá muchos comentarios de otros expertos en el campo.

Si la conferencia no acepta documentos, o si ya se cerró la convocatoria, aún puede no ser demasiado tarde. Sea creativo: eche un vistazo a los temas. ¿Hay algo que se acerque mucho al trabajo que está haciendo? Si es así, acérquese a los organizadores, cuéntele sobre su trabajo y pregunte si es posible que se presente. Del mismo modo, ¿hay tal vez un taller sobre un tema de su interés, donde podría facilitar una sesión o dirigir una discusión?

2. Prepare y practique su presentación

Si su trabajo es aceptado, deberá preparar su presentación. Hágalo con anticipación y asegúrese de preguntar a sus colegas y personas involucradas en su proyecto su opinión. No solo recibirá sugerencias útiles sobre cómo mejorar su charla, sino que esto también puede crear una oportunidad para que más compañeros de trabajo se interesen en su trabajo. Puede ser una buena idea organizar una reunión para practicar su presentación e invitar a la gente a que venga. Esto le permitirá cronometrar con precisión su presentación y obtener retroalimentación de los demás sobre la claridad de sus mensajes

3. Cargue sus diapositivas en un repositorio y agregue un DOI a su presentación

Una vez que su charla esté lista y que esté feliz con el contenido, suba sus diapositivas a un repositorio adecuado (por ejemplo, Zenodo). Cargar sus diapositivas en un repositorio no solo le permite obtener un DOI para su presentación y hacer un seguimiento de las menciones y citas de su trabajo, pero, lo que es más importante, permite que otros reutilicen sus diapositivas. No hay nada más alentador y gratificante que ver las diapositivas e ideas reutilizadas por otros. ¿Podría uno recibir una mejor señal de aprecio por el trabajo de uno? Compartir diapositivas en un repositorio debe ir acompañado de la elección de una licencia adecuada, para garantizar que los posibles reutilizadores sepan qué puede y qué no se puede hacer con sus diapositivas.

Una vez que haya compartido su presentación en un repositorio, agregue el enlace DOI de su presentación a la versión de diapositivas que presentará en la conferencia. Me gusta mencionar que las diapositivas están disponibles en línea al principio y al final de mis diapositivas. Además, asegúrese de proporcionar sus datos de contacto (incluidos los manejadores de Twitter si tiene una cuenta de Twitter), idealmente también al principio y al final de su presentación.

4. Programe tweets con el enlace a su charla

Una vez que tiene el DOI para su presentación, llega el momento de programar tweets sobre su charla. Es posible programar fácilmente los mensajes de tweet con plataformas como Tweetdeck. Averigüe la hora exacta de su charla y programe un tweet con el enlace DOI a sus diapositivas poco después del comienzo de su charla. Además, podría valer la pena programar tweets con algunos mensajes clave para llevar a casa. Y recuerde averiguar de antemano el hashtag de la conferencia a la que asista y agregue el hashtag a todos sus tweets, de esta forma todos los participantes de la conferencia podrán encontrar sus mensajes.

5. Organice reuniones de networking

Luego, concéntrese en organizar reuniones de networking. Tenga una mirada detallada al programa. ¿Qué charlas y sesiones le parecen especialmente relevantes para usted y para su trabajo? ¿Con quién te gustaría hablar? Póngase en contacto con estas personas y pídales que se reúnan con usted para tomar un café, comer, desayunar o cenar. No solo tendrá la oportunidad de tener discusiones personalizadas con personas de intereses similares, sino que además, las personas a las que se acerque sabrán que su trabajo es valioso.

6. Lleve sus tarjetas de visita

Con todo esto arreglado, recuerde llevar también algunas de sus tarjetas de negocios con usted. Puede ser una buena idea dejar también algunas de sus tarjetas de presentación en el lugar donde dará su charla para que las personas puedan recogerlas y conectarse con usted después.

7. Agregue información sobre su contribución a su mensaje de fuera-de-la-oficina

Finalmente, antes emprender el viaje, establezca su mensaje de fuera-de-la-oficina. Es una buena idea incluir información sobre la conferencia a la que asiste y agregar un enlace DOI a su mensaje. De esta forma, las personas que le envíen correos electrónicos no solo llegarán a saber que usted está ausente en una conferencia, sino que también tendrán la oportunidad de ver su presentación y aprender más sobre su trabajo.

Durante la conferencia

Si bien el trabajo preparatorio de la conferencia suele extenderse durante varias semanas, el trabajo durante la conferencia se limita al tiempo real de la reunión y, por lo tanto, tiende a ser muy intenso.

8. Aprovecha las oportunidades de networking

Durante la conferencia, trate de aprovechar todas las oportunidades de trabajo en red: intente hablar con varias personas y con los oradores que lo inspiraron. Y, aunque a veces es difícil, trate de resistir la tentación de andar con las personas que ya conoce bien (o con sus compañeros de trabajo). Mientras se reúne con gente nueva, intercambie tarjetas de visita y detalles de contacto, de lo contrario es fácil olvidarse de todos los nombres nuevos.

9. Haga buen uso de Twitter

Haga un buen uso de Twitter en las conferencias. Muchas discusiones y debates interesantes ahora suceden en Twitter. Siga a las personas que le inspiraron, esa es otra forma de mantenerse en contacto por mucho tiempo después de la conferencia. Finalmente, algunas personas usan Twitter para tomar notas en conferencias. Simplemente twittean todas sus principales observaciones y mensajes clave de las conversaciones a las que asisten. Incluso se pueden capturar todos (o tweets seleccionados) e incorporarlos a las historias con el uso de herramientas dedicadas.

10. Comparta la toma de notas

Si tiene suerte y más colegas de su equipo asisten a la misma reunión, aproveche la oportunidad para tomar notas en colaboración. Con el uso de Google Docs, varias personas pueden estar contribuyendo al mismo documento simultáneamente

11. Esté atento a las sesiones de discusión espontánea

Muchas conferencias ofrecen posibilidades de debates más espontáneos en grupos focales, similares a las sesiones de Birds of a Feather¹ organizadas por International Digital Curation Conference. Si la conferencia a la que asiste ofrece tales oportunidades, piense en el problema reciente que ha tratado de resolver y proponga una discusión pública. Con un poco de suerte, el tema que usted propone podría ser seleccionado y usted podría tener la suerte de hacer que la gente haga una lluvia de ideas para encontrar una solución a este problema.

12. Reconozca la contribución de otros

Esto suena trivial, pero durante las conferencias es especialmente importante reconocer las contribuciones de las personas. Por ejemplo, al decirle a alguien que le gustó su charla, o que le han facilitado una buena discusión, o quizás porque le gustaron las preguntas que le hicieron a los oradores. O puede estar agradecido con las personas que le brindan comentarios sobre su charla. En todas estas situaciones, siempre es bueno agradecer a los que contribuyen y decirles que usted valora lo que hicieron. Esto alienta a aquellos que contribuyen a que continúen participando. Además, aquellos que son nuevos en la comunidad tendrán la impresión de que los comentarios y la participación activa son bienvenidos

13. Duerma bien (inténtelo) y beba mucho (agua)

Una cuestión importante que debemos tener en cuenta es que nuestros cuerpos necesitan lidiar físicamente con la intensidad de una conferencia. Entonces, aunque esto podría ser difícil (si no imposible) con la cantidad de redes y la necesidad de ponerse al día con algunos de los asuntos urgentes en el trabajo, trate de dormir bien. Si tiene la oportunidad de alojarse en un hotel cerca de la sede de la conferencia, le ofrecerá un par de minutos de sueño adicional.

Además, es bueno pensar en hidratar su cuerpo. Mientras habla, interactúa y bebe una infinidad de té y café, uno tiende a olvidarse del agua potable. Por lo tanto, puede ser una buena idea pedir siempre un vaso de agua junto con el té o el café.

14. Traiga a la vuelta un regalo a sus colegas en el trabajo

Si bien esto es completamente opcional, intente traer un regalo a sus colegas en el trabajo. Ya sea una caja de chocolates o un bocadillo local, sería bueno compartir algo con sus colegas que no pudieron asistir a la reunión.

Después de la conferencia

Y bien, la conferencia ha terminado. Sin embargo, todavía queda algo de trabajo por hacer después del final de la reunión, lo que le ayudará a sacar aún más provecho de esto.

15. Vuelva a conectarse con las personas que ha conocido

Tan pronto como sea posible después de regresar de una reunión, reconéctese con las personas que ha conocido. Agrégalos a LinkedIn y/o envíeles mensajes de correo electrónico personales. Puede ser tan simple como agradecerles nuevamente por la agradable conversación que tuvieron, por la buena charla que dieron o por los comentarios que les brindaron. Esto les recordará a usted y le ayudará a mantener la conexión.

Si estuvo de acuerdo en algo, haga un seguimiento de sus acciones: envíe el documento que prometió enviar; conecte a la persona con su colega; tome nota sobre el futuro proyecto que discutió, etc. Lo importante es hacerlo rápidamente y mantener el impulso en movimiento.

16. Tome notas en tarjetas de visita

Si le han ofrecido tarjetas de visita, tome notas sobre ellas. Agregue información sobre la ocasión en la que se encontró con la persona y sobre lo que ha hablado. Si bien esto puede parecer una tontería, puede ser muy útil en un año o dos, cuando el recuerdo se desvanece y desea comunicarse con alguien de cierta organización y se da cuenta de que realmente ha hablado con uno de sus representantes en una reunión.

17. Comparta sus hallazgos con sus colegas

También puede ser útil compartir sus lecciones aprendidas con otros. Ya sea una presentación oficial o una reunión de informes, o una conversación menos formal con sus colegas. Además, es una buena idea escribir una publicación en un blog con sus principales hallazgos y observaciones. Esto será útil no solo para sus colegas, y para otras personas que no pudieron asistir a la reunión, sino también para las personas que asistieron a la reunión con usted; podrían encontrar sus notas y reflexiones inspiradoras

Si escribe un post en un blog y menciona algunas contribuciones específicamente, sería una buena idea hacerles saber a estas personas que las reconoce en sus escritos; seguramente estarán felices de escuchar eso y esto le ayudará a mantener viva la conexión.

Finalmente, si está escribiendo una publicación en un blog, infórmeselo a los organizadores de la conferencia: podrían estar interesados en volver a publicarlo y en divulgar aún más su trabajo.

18. Reflexione sobre qué se podría hacer mejor la próxima vez

Finalmente, reflexione sobre lo que hizo bien y lo que podría mejorarse la próxima vez. También podría ser una buena idea hablar sobre esto con otros colegas que tengan experiencia en asistir a conferencias y que sean efectivos al hacerlo; es posible que estén dispuestos a compartir buenas sugerencias con usted.

Notas de la autora

Este post de blog es un trabajo en progreso. Esta lista seguramente no está completa y las ideas y la lista de verificación evolucionarán y cambiarán a medida que nuevas herramientas y nuevos modos de participación estén disponibles. Por lo tanto, si tiene alguna sugerencia de lo que podría valer la pena agregar a esta lista, agregue sus comentarios a continuación.

Siempre he sido muy afortunada de estar rodeada de personas que fueron muy generosas al compartir sus buenos consejos sobre la participación activa en una conferencia. Por lo tanto, estoy muy agradecida por todos los buenos consejos que compartieron conmigo y que me ayudaron a escribir esta post en el blog. Estoy particularmente agradecida con la Dra. Danny Kingsley y con Alastair Dunning, ya que sus consejos y trucos inspiraron la gran mayoría de esta lista de verificación de la conferencia.

Este post apareció originalmente bajo un título diferente en el blog Open Working y se publica aquí con el debido permiso

Este artículo refleja las opiniones de los autores y no la posición de LSE Impact Blog, ni la de London School Econonomics. Por favor, revise nuestra política de comentarios² si tuviera alguna duda al publicar un comentario.

Notas

1. SISU, D. Birds of a Feather IDCC 2018 [online]. Digital Curation Center. 2018 [viewed 16 March 2018]. Available from: http://www.dcc.ac.uk/news/birds-feather-idcc-2018

2. Comments Policy [online]. LSE Impact of Social Sciences blog. [viewed 23 January 2018]. Available from: http://blogs.lse.ac.uk/impactofsocialsciences/comments-policy/

Referencias

Comments Policy [online]. LSE Impact of Social Sciences blog. [viewed 23 January 2018]. Available from: http://blogs.lse.ac.uk/impactofsocialsciences/comments-policy/

Content curation tools: Best Storify alternatives marketers and bloggers should be using right now [online]. Platter of Gold. 2015 [viewed 16 March 2018]. Available from: http://www.onaplatterofgold.com/best-storify-alternatives-for-content-curation/

SISU, D. Birds of a Feather IDCC 2018 [online]. Digital Curation Center. 2018 [viewed 16 March 2018]. Available from: http://www.dcc.ac.uk/news/birds-feather-idcc-2018

Sobre las licencias [online]. Creative Commons. 2018 [viewed 16 March 2018]. Available from: https://creativecommons.org/licenses/?lang=es

TEPEREK, M. How to make the most out of a conference? [online]. Open Working, 2018. Available from: https://openworking.wordpress.com/2018/02/19/how-to-make-the-most-out-of-a-conference/

Enlaces externos

Alastair Dunning – Twitter <https://twitter.com/alastairdunning>

Danny Kingsley – Twitter <https://twitter.com/dannykay68>

Tweetdeck <https://tweetdeck.twitter.com/>

Zenodo <https://zenodo.org/>

Articulo original em inglés

http://blogs.lse.ac.uk/impactofsocialsciences/2018/03/16/how-to-make-the-most-of-an-academic-conference-a-checklist-for-before-during-and-after-the-meeting/