Las revistas SciELO se perfeccionan con la adopción de flujos clásicos de gestión online de manuscritos

Por Abel L. Packer, Alex Mendonça y Fábio Almeida

La investigación científica tiene en la publicación de sus resultados su punto culminante. Escritos originalmente en textos llamados manuscritos, la descripción y la discusión de las investigaciones son sometidas a la evaluación de revistas para calificar la pertinencia de su publicación. La evaluación o arbitraje sobre la pertinencia de los manuscritos presupone un proceso instrumentado por las revistas de modo transparente, ético y con el apoyo de investigadores calificados en el área de la investigación. Constituye la fase más importante del complejo proceso de comunicación de investigaciones y no está libre de errores y vicios, por lo tanto de críticas y polémicas bien como de propuestas de perfeccionamientos e innovaciones. A pesar de las críticas, de los conflictos de intereses y de los desafíos que enfrenta, la evaluación de manuscritos realizada por investigadores pares prevalece históricamente con sucesivos perfeccionamientos como el sistema de autorregulación que la comunidad científica adopta para certificar la credibilidad de las investigaciones. Es del Editor Jefe y su equipo de Editores Asociados la responsabilidad de garantizar que ese proceso de autorregulación siga los estándares de calidad necesarios y contribuya en el avance de la investigación en el área temática correspondiente.

Las revistas de Brasil enfrentan dificultades de diferentes tipos para manejar los procesos de evaluación de manuscritos según el estado internacional del arte. Entre ellas está el crecimiento del número de manuscritos, la limitada disponibilidad de árbitros de alto nivel, el tiempo prolongado que estos llevan para realizar las evaluaciones y la relativa importancia que muchos atribuyen a la actividad, así como el reiterado cuestionamiento sobre la calidad de los manuscritos sometidos y también de las evaluaciones. Además de esas dificultades propias de los sistemas de investigación y comunicación, la evaluación de manuscritos requiere sistemas automatizados de gestión que organicen las funciones de los actores involucrados y faciliten los procesos de identificación de árbitros, del seguimiento del flujo de trabajo y la elaboración de estadísticas de los procesos buscando su mejoramiento sistemático.

El Programa SciELO viene promocionando el perfeccionamiento de la gestión de las revistas que indiza y publica a través de recomendaciones, soluciones y medidas que se traducen en criterios e indicadores para la aprobación del ingreso y permanencia de revistas en la colección. El objetivo es contribuir para maximizar el profesionalismo y por lo tanto la calidad de la evaluación de manuscritos, eliminar la ausencia de transparencia y minimizar las fallas, conflictos de intereses, vicios y el abordaje informal. Entre estas medidas básicas están: la exigencia que las revistas publiquen online la estructura y la composición del cuerpo editorial, los responsables de certificar la credibilidad de las investigaciones que publican; que las instrucciones a los autores describan detalladamente el proceso de evaluación de los manuscritos y, que los artículos publicados presenten la fecha de recepción y de aprobación. Hasta fines de 2015 todas las revistas indizadas por el programa deberán manejar sistemas automatizados de gestión de manuscritos certificados por SciELO. Ello permitirá el seguimiento del proceso de evaluación por los autores y editores así como el registro de las etapas del flujo de la evaluación de los manuscritos, la participación de editores y árbitros expertos y las respectivas decisiones y recomendaciones con los debidos niveles de confidencialidad. Los sistemas deberán además instrumentar el cobro de las tasas de publicación para las revistas que adopten esta forma de financiación. El análisis de los registros proporcionará a los editores y al Comité Consultivo de SciELO los indicadores de desempeño de las revistas en la gestión de los manuscritos. Al día de hoy SciELO ha certificado los sistemas Open Journal System (OJS) y ScholarOne, estando prevista la incorporación de nuevos sistemas que deberán ser certificados en el futuro. Los editores de las revistas tienen la libertad de adoptar el sistema que mejor se adapte a su política y procedimiento de evaluación de los manuscritos. Estos avances son parte integral de las líneas de acción de SciELO orientadas a la promoción de la profesionalización, internacionalización y fortalecimiento de la sustentabilidad financiera de las revistas.

Como ejemplo de los adelantos del proceso de perfeccionamiento en la gestión de manuscritos, analizamos tres flujos clásicos de gestión automatizada que han sido adoptados por las revistas SciELO Brasil, que llamaremos flujos A, B y C. Todos ellos asignan al cargo del Editor Jefe (EJ) la responsabilidad principal en la gestión de la evaluación de los manuscritos, que puede ser compartida con mayor o menor responsabilidad con los Editores Asociados (EA), y con el apoyo de uno o más colaboradores que ejerzan las funciones de secretaria, administración y ejecución (Admin). La gestión de manuscritos por editores jefes y Editores Asociados puede resultar en el rechazo inmediato por diferentes razones o por la opinión de los árbitros cuyas conclusiones servirán como base para la decisión final sobre la publicación o rechazo del manuscrito.

Los esquemas a continuación describen los tres tipos de flujo de procesamiento de manuscritos indicando los responsables y las funciones ejercidas en cada etapa.

De manera general se aplica el flujo A a las revistas con un número reducido de manuscritos cuyo proceso de evaluación puede ser manejado solamente por el Editor Jefe. El flujo B delega a los Editores Asociados la responsabilidad de la gestión de los manuscritos en sus áreas respectivas de su responsabilidad y está recomendado para las revistas con un alto número de manuscritos, amplitud de temas y con Editores Asociados proactivos. En el flujo C el Editor Jefe de la misma manera que en el flujo B comparte la gestión de los manuscritos con los Editores Asociados, pero se reserva la responsabilidad de la decisión final.

Analizando el conjunto de 57 revistas que adoptaran el sistema ScholarOne en los últimos 2 años y medio, a partir de enero de 2012, se observa que el flujo A es adoptado por 11 revistas (19%), el B por 13 (23%) y el C por 33 (58%). En este grupo predominan las revistasen las áreas de ciencias de la salud y biológicas, que corresponden al 70% del total, lo que puede influenciar la preferencia por el flujo C.

Considerando solamente las revistas que ya han procesado por lo menos 50 manuscritos tenemos un conjunto de 54 revistas que recibieron desde enero de 2012 más de 47 mil manuscritos con medias anuales de 360, 600 y 800 originales entre las revistas de los flujos A, B y C, respectivamente. Los editores jefes de las revistas que adoptan el flujo B o el C cuentan en promedio con el apoyo de 19 a 26 Editores Asociados registrados en el sistema, respectivamente. Con relación al promedio del número de días que cada publicación periódica utilizó entre la recepción y la decisión final, se observa una mediana de 53 días y un máximo de 151 días para el flujo A, 81 y 168 para el B, 87 y 184 para el C. El flujo C es el más complejo y el más utilizado por las revistas que adoptaran ScholarOne. Se destaca también por procesar un número mayor de manuscritos por año, por manejar un número mayor de Editores Asociados y por utilizar un tiempo promedio mayor de procesamiento. Esta predominancia del flujo C pude alterarse en el futuro a medida que la gestión online de manuscritos sea adoptada ampliamente por las revistas SciELO en las demás áreas del conocimiento.

De manera general, los resultados son promisores y muestran la viabilidad de la decisión de SciELO de exigir que las revistas indizadas adopten en el futuro sistemas de gestión de manuscritos que contribuyen decisivamente para organizar la composición y funciones del cuerpo de editores de las revistas y tornar más eficaz y eficiente la gestión de los procesos de evaluación de los manuscritos.

Traducido del orginal en portugués por Thais Forster.