{"id":4600,"date":"2020-09-22T15:00:15","date_gmt":"2020-09-22T18:00:15","guid":{"rendered":"http:\/\/blog.scielo.org\/es\/?p=4600"},"modified":"2020-09-22T15:05:21","modified_gmt":"2020-09-22T18:05:21","slug":"como-reducir-el-tiempo-de-procesamiento-de-los-articulos-enviados-la-experiencia-de-revista-brasileira-de-ciencias-sociais","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/blog.scielo.org\/es\/2020\/09\/22\/como-reducir-el-tiempo-de-procesamiento-de-los-articulos-enviados-la-experiencia-de-revista-brasileira-de-ciencias-sociais\/","title":{"rendered":"C\u00f3mo reducir el tiempo de procesamiento de los art\u00edculos enviados: la experiencia de Revista Brasileira de Ci\u00eancias Sociais"},"content":{"rendered":"

Por Bruno Wilhelm Speck, Departamento de Ciencia Pol\u00edtica, Universidade de S\u00e3o Paulo, S\u00e3o Paulo, SP, y beca PQ, CNPq,<\/strong> Brasil<\/strong><\/p>\n

El retraso en el servicio de calidad<\/h3>\n
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Imagen: Katerina Limpitsouni via unDraw<\/a>.<\/em><\/p><\/div>\n

Cuando enviamos un art\u00edculo a una revista, estamos ansiosos por recibir comentarios, preferiblemente positivos, pero al menos una respuesta. Porque lo peor de todos los mundos es tener un art\u00edculo enviado que nunca sale de la evaluaci\u00f3n.<\/p>\n

Cuando el autor se convierte en editor, la perspectiva cambia. De repente, hay muchas razones por las que los textos se retrasan. Buenas razones, en la mayor\u00eda de los casos. A veces, la presentaci\u00f3n inicial est\u00e1 incompleta. A menudo, los autores tampoco env\u00edan textos en formato an\u00f3nimo. Todo provoca retrasos. La b\u00fasqueda de \u00e1rbitros dispuestos a evaluar el art\u00edculo puede llevar mucho tiempo, tambi\u00e9n porque los textos a menudo tratan temas bastante espec\u00edficos. A los \u00e1rbitros a menudo les resulta dif\u00edcil entregar su evaluaci\u00f3n, porque la opini\u00f3n tiende a pasarse por alto en medio de muchas otras tareas. Y tambi\u00e9n porque los \u00e1rbitros son las hero\u00ednas an\u00f3nimas que garantizan la calidad de la evaluaci\u00f3n. A menudo, las opiniones son demasiado breves o no convergen, lo que resulta en el uso de otro colega para una opini\u00f3n adicional. Quedan otras semanas. Cuando el art\u00edculo va al autor, puede llevar tiempo presentar un texto reformulado. Hay muchas razones, todas justas. Termina el semestre, otro proyecto necesita atenci\u00f3n, las revisiones exigen m\u00e1s trabajo del esperado. El ping-pong entre autor y revisor tambi\u00e9n puede prolongarse debido a desacuerdos acerca de cuestiones de fondo. Los editores deben encontrar una soluci\u00f3n. Finalmente, los art\u00edculos que son aprobados ingresan al proceso de producci\u00f3n. Ahora son revisados por profesionales pagados o nuevamente voluntarios, regresan para aprobaci\u00f3n de las sugerencias de los autores, pasan a diagramaci\u00f3n, para regresar nuevamente a los autores para aprobaci\u00f3n y finalmente se indexan y publican. Y siempre en este intercambio entre autores, revisores, revisores y producci\u00f3n, los textos pasan por las manos de los editores de la revista, haciendo otra valoraci\u00f3n de la calidad.<\/p>\n

Cuando la demora se convierte en procrastinaci\u00f3n<\/h3>\n

Lo que quiero enfatizar es que, en la odisea desde el env\u00edo al rechazo o la publicaci\u00f3n del art\u00edculo, hay muchos actores y muchas buenas razones para justificar por qu\u00e9 el proceso a veces se prolong\u00f3 durante meses y a\u00f1os. Pero tambi\u00e9n hay factores a favor de la procrastinaci\u00f3n que pueden eliminarse. Aqu\u00ed me ocupo del lado de la revista, c\u00f3mo los editores y la secretar\u00eda de la revista pueden contribuir a asegurar la rapidez del proceso de evaluaci\u00f3n sin perder de vista el criterio m\u00e1s importante, que es publicar art\u00edculos de calidad.<\/p>\n

Inc\u00f3modos con los plazos de evaluaci\u00f3n, dimos cuatro pasos para acelerar el proceso de evaluaci\u00f3n en la Revista Brasileira de Ci\u00eancias Sociais<\/em> (RBCSoc), una de las revistas m\u00e1s importantes en el campo de las ciencias sociales en Brasil.<\/p>\n

Las cuatro medidas son:<\/p>\n

    \n
  1. El comit\u00e9 editorial ampliado gestiona directamente el Open Journal Systems<\/em> (OJS).<\/li>\n
  2. Incrementamos el n\u00famero de opiniones externas solicitadas inicialmente.<\/li>\n
  3. Cambiamos la forma de seguir los art\u00edculos.<\/li>\n
  4. Nos comprometemos a cumplir con los plazos m\u00e1ximos de evaluaci\u00f3n<\/li>\n<\/ol>\n

    El comit\u00e9 editorial opera el OJS<\/h3>\n

    La incorporaci\u00f3n de editoras de \u00e1rea fue fundamental para asegurar un seguimiento estrecho de un n\u00famero relativamente grande de art\u00edculos. Recibimos aproximadamente de 20 a 25 nuevos envios de art\u00edculos cada mes. La incorporaci\u00f3n de cuatro colegas como editoras de \u00e1rea permiti\u00f3 cambios importantes. El comit\u00e9 editorial, integrado por el editor jefe y las editoras de \u00e1rea, gestiona todo el procesamiento de los art\u00edculos en el sistema OJS directamente, sin intermediaci\u00f3n de la secretaria de la revista. El impacto fue inmediato. Liberamos tiempo que ahora la secretaria dedica a otros asuntos, ligados a la producci\u00f3n de art\u00edculos aprobados. Utilizamos el sistema OJS para decisiones colegiadas. Cada texto en proceso tiene una editora de \u00e1rea como principal responsable que hace sugerencias para su reenv\u00edo al comit\u00e9 editorial. Y ahorramos tiempo al eliminar el paso de insertar referencias (incluidos los \u00e1rbitros, contactar a los autores, verificar los documentos reenviados) en el sistema OJS por parte de la secretaria.<\/p>\n

    Acelerar la evaluaci\u00f3n externa sin perder \u00e1rbitros<\/h3>\n

    Cambiamos el procedimiento de b\u00fasqueda de revisores externos. La revista trabaja con el sistema doble ciego en la evaluaci\u00f3n de textos, utilizando al menos dos evaluadores externos por cada texto aprobado en la revisi\u00f3n documental. La pol\u00edtica anterior era solicitar dos pareceres y, una vez vencido el plazo, eventualmente complementar la tabla con otras revisoras. Esto provoc\u00f3 grandes retrasos.<\/p>\n

    Aunque cada decisi\u00f3n de aprobar (o no aprobar) un art\u00edculo se sigue tomando en base al menos a dos pareceres, hemos cambiado la pol\u00edtica de gesti\u00f3n de solicitar pareceres. Incrementamos el n\u00famero inicial de pareceres a cuatro o cinco, lo que nos garantiz\u00f3 rapidez y tambi\u00e9n nos permiti\u00f3 solucionar problemas en caso de retrasos, la calidad del parecer u de pareceres divergentes.<\/p>\n

    A\u00fan en la interfaz con las parecderistas, intentamos que el trabajo sea menos pesado para estas colaboradoras externas. Sin la clara identificaci\u00f3n de cambios los textos reformulados por las autoras, una segunda y tercera lectura por parte de las pareceristas se convierten en ejercicios dolorosos. Para facilitar el trabajo, cambiamos el enfoque de la reevaluaci\u00f3n a la carta de respuesta a las pareceristas. La carta se convirti\u00f3 en la primera herramienta para reevaluar los cambios realizados, reduciendo as\u00ed el trabajo y el tiempo de la reevaluaci\u00f3n. Adem\u00e1s, los textos reformulados deben contener marcas de revisi\u00f3n que faciliten la identificaci\u00f3n de los cambios realizados.<\/p>\n

    Generar informaci\u00f3n actualizada sobre errores y aciertos en los plazos de tramitaci\u00f3n<\/h3>\n

    Introdujimos y mejoramos una herramienta para monitorear el procesamiento de art\u00edculos, externa al sistema de gesti\u00f3n OJS. La gesti\u00f3n del procesamiento de art\u00edculos suele ser considerada un tema secundario, y de hecho no merece m\u00e1s atenci\u00f3n cuando solo se procesan una o dos docenas de textos al mismo tiempo. A medida que aumenta este volumen, resulta dif\u00edcil ver las prioridades. Con un centenar o m\u00e1s de art\u00edculos ejecut\u00e1ndose simult\u00e1neamente y en diversas etapas de evaluaci\u00f3n, es casi seguro que algunos se pasar\u00e1n por alto. Los sistemas de presentaci\u00f3n (OJS y ScholarOne<\/em>) no brindan soluciones satisfactorias a este problema.<\/p>\n

    Hemos desarrollado una herramienta (en Excel<\/em>)<\/a> que permite precisamente eso: monitorear el procesamiento de art\u00edculos diariamente y a lo largo del tiempo. En ese archivo se registran inicialmente los datos b\u00e1sicos de los art\u00edculos. Luego, los datos se actualizan en cuatro etapas: despu\u00e9s del desk review<\/em> (revisi\u00f3n documental), despu\u00e9s de la primera decisi\u00f3n basada en opiniones externas, despu\u00e9s de la \u00faltima decisi\u00f3n sobre la publicaci\u00f3n del texto y despu\u00e9s de la publicaci\u00f3n. Las fechas ingresadas en el sistema se refieren al momento en que el autor recibe el retorno de la revista (y en el \u00faltimo caso la fecha de la efectiva publicaci\u00f3n).<\/p>\n

    Esta herramienta le permite monitorear la etapa de procesamiento de cada texto en cualquier momento y hace un balance del desarrollo de los plazos de procesamiento de la revista a lo largo de los a\u00f1os. Esto ayuda mucho a identificar y monitorear los casos m\u00e1s problem\u00e1ticos, adem\u00e1s de brindar un diagn\u00f3stico detallado si la revista va en la direcci\u00f3n correcta en t\u00e9rminos de plazos de procesamiento.<\/p>\n

    Compromiso con plazos deseables, aceptables y problem\u00e1ticos<\/h3>\n

    Sin tener claro lo que consideramos deseable, aceptable o sobrepasar los l\u00edmites, ser\u00eda dif\u00edcil afrontar alg\u00fan problema. Para definir mejor lo que consideramos problem\u00e1tico, hemos identificado cuatro objetivos para los plazos de publicaci\u00f3n que no deben excederse. El primero es no dedicar m\u00e1s de 1 mes a la revisi\u00f3n documental, el segundo no exceder los tres meses hasta la primera respuesta basada en opiniones externas, el tercero es cumplir con un l\u00edmite m\u00e1ximo de seis meses hasta la decisi\u00f3n final sobre cualquier art\u00edculo y el cuarto es para publicar art\u00edculos aprobados en un m\u00e1ximo de nueve meses. Todos los plazos cuentan a partir de la fecha de env\u00edo original del texto. Inicialmente, estos objetivos fueron un compromiso asumido internamente. A mediados de 2020 incluimos los objetivos en las pol\u00edticas editoriales de la revista, haciendo p\u00fablico el compromiso.<\/p>\n

    Fotograf\u00eda: situaci\u00f3n actual de los art\u00edculos presentados<\/h3>\n

    Ahora vamos a presentar algunos resultados de la gesti\u00f3n de los plazos de tramitaci\u00f3n de los textos, utilizando gr\u00e1ficos extra\u00eddos de la herramienta mencionada anteriormente. La herramienta tambi\u00e9n permite ver la evoluci\u00f3n de la revista a lo largo del tiempo. La Revista Brasileira de Ci\u00eancias Sociais<\/em> (RBCSoc) proces\u00f3 503 art\u00edculos en dos a\u00f1os (nuestra ventana de observaci\u00f3n aqu\u00ed). Pr\u00e1cticamente una presentaci\u00f3n por d\u00eda h\u00e1bil.<\/p>\n

    El Gr\u00e1fico 1<\/strong> muestra el n\u00famero de art\u00edculos por mes de env\u00edo. Hay un promedio de 20-25 art\u00edculos enviados cada mes. Las oscilaciones son grandes. El gr\u00e1fico tambi\u00e9n muestra el estado actual de los art\u00edculos (fecha de extracci\u00f3n: 3 de septiembre de 2020). La mayor\u00eda de los textos se publican (en negro) o se rechazan (en gris) en alg\u00fan momento del proceso. Los art\u00edculos en verde han sido aprobados, pero todav\u00eda est\u00e1n en producci\u00f3n. Los art\u00edculos en rojo y naranja representan textos que se encuentran en la primera o segunda ronda de evaluaci\u00f3n por revisores externos, respectivamente. No hay art\u00edculos en desk review<\/em> aqu\u00ed, porque el 3 de septiembre, los textos enviados hasta junio de 2020 ya hab\u00edan pasado por el desk review.<\/em><\/p>\n

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    Gr\u00e1fico 1.<\/strong> Situaci\u00f3n actual de textos presentados, por mes de presentaci\u00f3n<\/p>\n

    El gr\u00e1fico muestra que todav\u00eda hay casos problem\u00e1ticos. Si hubi\u00e9ramos cumplido la meta en el pasado, no habr\u00eda art\u00edculos en producci\u00f3n (verde) a partir de septiembre de 2019, ni habr\u00eda ning\u00fan texto en la segunda evaluaci\u00f3n de diciembre de 2019 ni ning\u00fan texto en la primera evaluaci\u00f3n antes de abril de 2020. Pero introdujimos los cambios solo para resolver una brecha. \u00bfLogramos acercarnos a la situaci\u00f3n deseada? La pr\u00f3xima sesi\u00f3n est\u00e1 dedicada a responder esta pregunta.<\/p>\n

    La pel\u00edcula: la evoluci\u00f3n del tiempo medio de evaluaci\u00f3n<\/h3>\n

    La herramienta tambi\u00e9n permite evaluar la evoluci\u00f3n del tiempo de procesamiento a lo largo del tiempo, que se puede ver en los siguientes gr\u00e1ficos. En general, podemos ver que hubo una mejora significativa en relaci\u00f3n al tiempo de procesamiento en todas las etapas. Debemos advertir que para algunos periodos el saldo a\u00fan no est\u00e1 consolidado, ya que a\u00fan existen art\u00edculos en proceso, como se puede apreciar en el Gr\u00e1fico 1<\/strong>. Principalmente, los datos de las dos \u00faltimas etapas (aprobaci\u00f3n final y publicaci\u00f3n) deben sufrir cambios para los dos primeros trimestres de 2020. Los gr\u00e1ficos corresponden nuevamente al momento de extracci\u00f3n (3 de septiembre de 2020).<\/p>\n

    El Gr\u00e1fico 2<\/strong> muestra que el tiempo medio de revisi\u00f3n documental se ha reducido significativamente. Tal vez ni siquiera fuera el gran problema. Hoy logramos procesar los textos en aproximadamente 10-15 d\u00edas.<\/p>\n

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    Gr\u00e1fico 2.<\/strong> Tiempo transcurrido hasta la respuesta al resultado de la revisi\u00f3n documental (objetivo de 30 d\u00edas)<\/p>\n

    El Gr\u00e1fico 3<\/strong> nos permite identificar la ca\u00edda en el tiempo transcurrido, hasta que podamos dar la primera respuesta en base a opiniones externas. Esta velocidad es el resultado de un aumento en el n\u00famero de opiniones solicitadas al inicio del proceso.<\/p>\n

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    Gr\u00e1fico 3.<\/strong> Tiempo transcurrido hasta la primera respuesta en base a opiniones externas (objetivo 90 d\u00edas)<\/p>\n

    El Gr\u00e1fico 4<\/strong> ilustra que la fase m\u00e1s dif\u00edcil sigue siendo la segunda y, eventualmente, la tercera ronda de evaluaci\u00f3n. La disposici\u00f3n de los revisores a dedicarse a una segunda o tercera lectura naturalmente disminuye. El \u00e9nfasis en la carta de respuesta a los \u00e1rbitros puede haber ayudado a reducir el tiempo de procesamiento. Aqu\u00ed nos acercamos al objetivo de la evaluaci\u00f3n, pero todav\u00eda hay margen para reducir los plazos hasta la evaluaci\u00f3n final.<\/p>\n

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    Gr\u00e1fico 4.<\/strong> Tiempo transcurrido hasta la respuesta final en base a opiniones externas (objetivo 180 d\u00edas)<\/p>\n

    El Gr\u00e1fico 5 <\/strong>sobre el tiempo hasta la publicaci\u00f3n muestra que la revista a\u00fan se est\u00e1 acercando a su objetivo. Solo las \u00faltimas publicaciones lograron acercarse a los 9 meses de tiempo que pretendemos como aceptables.<\/p>\n

    \"\"<\/a><\/p>\n

    Gr\u00e1fico 5.<\/strong> Tiempo transcurrido hasta la publicaci\u00f3n (objetivo 270 d\u00edas)<\/p>\n

    Debemos agregar que los problemas en nuestra cuenta son acumulativos. Los eventuales retrasos en las primeras etapas repercutir\u00e1n en todo el proceso de tramitaci\u00f3n del art\u00edculo, pero el objetivo es generar una mayor previsibilidad para los autores en cuanto a los plazos que deben tener en cuenta a la hora de enviar art\u00edculos a la revista. Despu\u00e9s de todo, exigimos de las autoras exclusividad en la presentaci\u00f3n.<\/p>\n

    Uno de los desaf\u00edos de la gesti\u00f3n de revistas cient\u00edficas con un gran volumen de env\u00edos es monitorear el procesamiento de los textos. Adem\u00e1s de la gesti\u00f3n diaria, los editores necesitan un instrumento para evaluar su rendimiento en este frente a largo plazo. Basados en la plataforma OJS, los editores dif\u00edcilmente pueden responder preguntas sobre el procesamiento promedio de art\u00edculos en sus diferentes fases. En consecuencia, sin la respuesta a estas preguntas, no se involucrar\u00e1n en iniciativas con el objetivo de enfrentar posibles problemas con el tiempo de procesamiento de los textos.<\/p>\n

    La experiencia de RBCSoc para afrontar este desaf\u00edo puede servir de gu\u00eda para otras revistas.<\/p>\n

    Adem\u00e1s de las pol\u00edticas se\u00f1aladas anteriormente, compartimos la herramienta Excel<\/em><\/a>, que fue fundamental para conocer los problemas m\u00e1s recurrentes en cada etapa, y nos permiti\u00f3 monitorear y administrar la revista con mayor precisi\u00f3n. Solo a trav\u00e9s de este seguimiento detallado fue posible afrontar los principales problemas de la revista con m\u00e1s objetividad y eficacia.<\/p>\n

    A continuaci\u00f3n, puede ver una serie de videos complementarios que presentan un tutorial para la herramienta para monitorear el procesamiento de los textos<\/a>, disponible solo en portugu\u00e9s.<\/p>\n